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Charte de protection des données à caractère personnel

Dans le cadre de son activité professionnelle, RMT met en œuvre, en sa qualité de responsable de traitement, des opérations de traitement sur les données à caractère personnel de ses clients, prospects, candidats et partenaires professionnels (« vous »).

Conformément à sa philosophie, la protection de vos données à caractère personnel est essentielle aux yeux de RMT qui souhaite vous informer, par l’intermédiaire de la présente charte de protection des données à caractère personnel (« Charte de protection des données à caractère personnel ») de la manière dont il collecte et traite vos données à caractère personnel et des moyens dont vous disposez pour contrôler cette utilisation et exercer vos droits.

Glossaire

Dans la Charte de protection des données à caractère personnel, sauf disposition contraire, les expressions et mots suivants ont respectivement les significations indiquées ci-dessous.

  • Archivage Intermédiaire : désigne l’isolement par une séparation logique (gestion des droits d’accès et des habilitations limités à un service spécifique) et/ou physique des Données à Caractère Personnel qui présentent encore pour RMT un intérêt administratif.
  • Client : désigne toute personne physique ou morale cliente de RMT.
  • CNIL : désigne la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
  • Candidat : toute personne physique postulant auprès de RMT à un poste de quelque nature que ce soit
  • Donnée à Caractère Personnel : toute information se rapportant directement ou indirectement à une personne physique.
  • Partenaire : désigne tout partenaire professionnel avec qui RMT entretient une relation d’affaires dans le cadre du dossier confié par le Client (huissier de justice, notaire, confrère, …)
  • Prospect : désigne toute personne physique ou morale non cliente de RMT ou celle ayant confié un dossier à RMT depuis plus de quatre (4) ans.
  • Réglementation : désigne la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée, le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après « RGPD ») ainsi que toute règlementation en vigueur concernant la protection des Données à Caractère Personnel.
  • Site :désigne le site internet édité par RMT accessible à l’adresse suivante www.rmt.fr
  • Traitement : désigne la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation, ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation ou tout autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement et la destruction.

Ces définitions sont libellées avec une majuscule et s’entendent au singulier comme au pluriel.

Champ d’application de la Charte de protection des Données à Caractère Personnel

La Charte de protection des données à caractère personnel s’applique à toutes les Données à Caractère Personnel que RMT reçoit de votre part, que ce soit sous forme électronique, papier ou orale et pour lesquelles RMT met en place un Traitement.

La Charte de protection des données à caractère personnel ne vise pas les Traitements mis en œuvre par les collaborateurs de RMT dans le Traitement de leur clientèle personnelle.

Nature des Données à Caractère Personnel collectées par RMT

RMT collecte les Données à caractère personnel que vous lui fournissez directement, notamment :

  • Lors de l’exécution d’un dossier que vous lui avez confié ou que vous souhaitez lui confier,
  • Lors de notre partenariat,
  • Lors de votre venue dans ses locaux,
  • Lors de la transmission de votre candidature pour un poste de quelque nature ce que soit,
  • Lorsquevous remplissez un formulaire en ligne sur le Site ;
  • Lorsque vous lui adressez un courriel ou message notamment via les réseaux sociaux ;
  • Lorsque vous souhaitez obtenir des informations complémentaires sur les prestations proposées par RMT ;
  • Lorsque vous lui remettez vos cartes de visite ; ou
  • Lorsque vous vous inscrivez à des évènements organisés par RMT.

L’absence ou la transmission partielle de ces Données à Caractère Personnel peut :

  • Concernant le Client : Affecter la teneur de l’analyse des prestations, dans la mesure où ces Données peuvent s’avérer nécessaires à l’analyse de la mission, objet du contrat conclu entre le Client et RMT ;
  • Concernant le Partenaire : modifier la nature des relations contractuelles ;
  • Concernant le Candidat : conditionner votre recrutement.

Finalités de Traitement

Sur le fondement d’un contrat ou de mesures précontractuelles :

RMT met en œuvre des opérations de Traitement lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures pré-contractuelles prises à votre demande et notamment pour :

  • La conclusion, la gestion, la fourniture et la facturation des missions confiées à RMT,
  • Le suivi de la relation client,
  • La comptabilité,
  • La gestion des réclamations, incidents de paiement ou impayés,
  • La gestion des demandes d’exercice des droits au titre du traitement des données à caractère personnel,
  • L’envoi de devis et réponse aux demandes d’informations sur les services proposés par RMT,
  • La gestion et le traitement des candidatures,
  • Enfin, RMT met en oeuvre des traitements afin de lui permettre de satisfaire aux obligations légales ou réglementaires lui incombant, et notamment en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux, pour la vérification d’éventuels conflits d’intérêts ou la vérification de l’identité de nos nouveaux clients.

Sur le fondement de l’intérêt légitime de RMT :

RMT effectue les opérations de Traitement suivantes :

  • Constatation, exercice ou défense d’un droit en justice, que ce soit dans le cadre d’une procédure judiciaire, administrative ou extrajudiciaire de quelque nature que ce soit.
  • Traitement, gestion et évaluation de la candidature
  • Envoi par courrier électronique de newsletters, lettres d’information et flash info contenant des sollicitations commerciales pertinentes et personnalisées pour des biens et services susceptibles de vous intéresser.
    Vous êtes informé(e) de l’existence de la liste d’opposition au démarchage téléphonique « Bloctel », sur laquelle vous pouvez vous inscrire ici : https://conso.bloctel.fr/.
    À tout moment, vous pouvez vous opposer, sans frais, à ce que vos Données à Caractère Personnel soient utilisées à des fins de prospection, sans avoir à motiver cette demande, en adressant à RMT un courriel à l’adresse suivante : rgpd@rmt.fr. RMT attire votre attention sur le fait que l’exercice du droit d’opposition n’empêche pas RMT de continuer à vous contacter à d’autres fins, notamment en vertu d’une obligation légale ou pour l’exécution du contrat.
  • Envoi du rapport d’activités du cabinet RMT
  • Envoi d’invitations à des événements organisés par RMT.

Enfin, RMT met en œuvre des Traitements afin de lui permettre de satisfaire aux obligations légales ou réglementaires lui incombant.

Durée de conservation des Données à Caractère Personnel

RMT conserve vos Données à Caractère Personnel pour le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, sous réserve des possibilités légales d’archivage, d’obligations de conservation de certaines Données à Caractère Personnel et/ou d’anonymisation.

Données à Caractère Personnel du Client

Compte tenu de l’activité singulière de RMT, et en raison du fait que les Clients sollicitent ponctuellement les services de RMT, vos Données à Caractère Personnel sont conservées pour une durée de six (6) ans à compter du dernier dossier que vous lui avez confié.

A l’issue de ce délai de six (6) ans :

  • Vos données d’identification sont conservées à des fins de prospection commerciale au maximum pendant trois (3) ans à compter de la fin des six (6) années initiales, soit pour une durée de neuf (9) ans maximum à compter de la date du dernier dossier confié ;
  • En cas de procédure contentieuse, de quelque nature que ce soit, par exemple à l’égard de l’administration, vos Données à Caractère Personnel ainsi que toute informations, documents et pièces contenant des Données à Caractère Personnel tendant à établir les faits susceptibles d’être reprochés ou concernant l’identification des mises en cause, des victimes, des témoins et des auxiliaires de justices (nom, nom d’usage, prénoms, sexe, date et lieu de naissance , nationalité, adresse, numéros de téléphone et de fax, adresse électronique) peuvent être conservées pour la durée de la procédure, y compris pour une durée supérieure de celles indiquées ci-dessus ;
  • Les autres données, et notamment celles en relation avec les dossiers confiés, font l’objet d’un Archivage Intermédiaire pour les durées de prescription légale ou réglementaire.

RMT s’engage à effacer vos Données à Caractère Personnel de ses bases à l’issue de cette durée ou à les anonymiser.

Données à caractère personnel du Prospect

RMT conserve vos Données à caractère personnel pendant un délai de trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du Prospect.

Données à caractère personnel du Partenaire

RMT conserve vos Données à caractère personnel pendant toute la durée de la relation professionnelle.

Données à Caractère Personnel du Candidat 

RMT conserve vos Données à Caractère Personnel pour la durée nécessaire au Traitement de votre candidature et, en cas d’issue négative, 2 ans après votre dernier contact (sauf accord pour une durée plus longue).

Destinataires de vos Données à Caractère Personnel

Données à Caractère Personnel remises par le Client

Vos Données à caractère personnel étant confidentielles, RMT s’engage à ne jamais les transmettre à des tiers susceptibles de les utiliser à leurs propres fins et notamment à des fins commerciales et/ou de publicité directe.

Pour la bonne exécution du contrat conclu avec RMT, vos Données à Caractère Personnel sont destinées :

  • Dans les limites de leurs attributions respectives,aux collaborateurs de RMT(avocats, juristes, personnel administratif et stagiaires) habilités à traiter vos Données à Caractère Personnel. Ces derniers sont tenus à une obligation de confidentialité ;
  • Aux Partenaires et sous-traitants pour l’exécution des tâches se rapportant aux finalités décrites précédemment ;
  • Les autorités publiques: RMT peut être contraint de communiquer vos Données à Caractère Personnel en réponse à une demande spécifique formulée par une autorité administrative ou judiciaire compétente, ainsi que plus généralement dans toutes les situations où la loi, la règlementation ou une décision administrative ou judiciaire l’imposent.

En outre, en cas de réorganisation, de fusion, de vente, de coentreprise ou d’autre transfert ou cession de tout ou partie de notre activité, il se peut que RMT communique ou transfère vos Données à Caractère Personnel au repreneur.

Données à Caractère Personnel du Prospect

RMT est amenée à partager vos Données à Caractère Personnel, seulement dans la mesure nécessaire, avec ses collaborateurs (avocats, juristes, personnel administratif et stagiaires)chargés du service commercial/marketing.

Données à Caractère Personnel du Partenaire

RMT est amenée à partager vos Données à Caractère Personnel, seulement dans la mesure nécessaire, avec :

  • Ses collaborateurs(avocats, juristes, personnel administratif et stagiaires) habilités à traiter vos Données à Caractère Personnel. Ces collaborateurs sont tenus d’une obligation de confidentialité ;
  • Ses Clients dans le cadre de l’exécution du dossier.

Données à Caractère Personnel du Candidat

Vos Données à Caractère Personnel, traitées de manière confidentielle par RMT, sont exclusivement destinées aux seules personnes en charge du recrutement au sein de RMT et agissant dans le cadre de leurs attributions.

Stockage de vos Données à Caractère Personnel

Vos Données à Caractère Personnel sont stockées soit dans les bases de Données de RMT soit dans celles de ses Partenaires et sous-traitants avec qui il est lié, lesquels sont situés au sein de l’Union Européenne.

RMT conserve vos Données à Caractère Personnel pour la durée nécessaire au Traitement de votre candidature et, en cas d’issue négative, 2 ans après votre dernier contact (sauf accord pour une durée plus longue).

Transferts de Données à Caractère Personnel

En cas de transfert de vos Données à Caractère Personnel vers un pays situé hors de l’Union européenne, RMT s’engage à vérifier que des mesures appropriées ont été mises en place afin de vous assurer que vos Données à Caractère Personnel bénéficient d’un niveau de protection adéquat.

Sécurité des Données à Caractère Personnel

RMT, dans le cadre de ses activités et conformément à la Réglementation, assure la protection, la confidentialité et la sécurité de vos Données à Caractère Personnel.

RMT prend les précautions nécessaires compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du Traitement ainsi que de la probabilité de chaque risque afin de préserver la sécurité et la confidentialité des Données à Caractère Personnel que vous lui communiquez et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers (sauf accord de votre part).

Par conséquent, RMT met en œuvre toutes les mesures techniques, d’ordre logique, physique et organisationnel permettant de garantir un niveau de sécurité adapté au risque et de prévenir toute perte, altération, divulgation de Données à Caractère Personnel ou accès à des tiers non autorisés.

Toutefois, compte tenu des caractéristiques intrinsèques de l’Internet, toute transmission d’informations par Internet n’est pas totalement sécurisée. Les Données à Caractère Personnel transmises à RMT font l’objet de mesures qui ne peuvent prémunir de tous les risques de détournement et/ou piratage. La transmission de vos Données à Caractère Personnel intervient donc à vos risques et périls.

En cas de violation de Données à Caractère Personnel et conformément à la Réglementation, RMT s’engage à la notifier à la CNIL.

Vos Droits

RMT vous informe que vous bénéficiez, dans les termes et conditions prévus à la Réglementation :

  • D’un droit d’accès : droit d’interroger RMT pour savoir s’il détient des Données à Caractère Personnel vous concernant et de demander à les connaître.
  • D’un droit de rectification : droit de demander à RMT de rectifier les informations vous concernant en cas d’erreurs ou inexactitudes.
  • D’un droit d’opposition : lorsque le Traitement est fondé sur les intérêts légitimes de RMT, droit de vous opposer, pour des motifs légitimes, à un Traitement de Données à Caractère Personnel, à l’exception de la prospection commerciale où la motivation n’est pas exigée.
  • D’un droit à la limitation du traitement : droit de demander à RMT à ce que certaines de vos Données à Caractère Personnel ne soient pas conservées lors de traitements futurs lorsque :
    • Vous contestez l’exactitude de vos Données à Caractère Personnel ;
    • Vous considérez et pouvez établir que le Traitement des Données à Caractère Personnel est illicite et vous vous opposez à l’effacement des Données à Caractère Personnel et exigez à la place la limitation du Traitement ;
    • RMT n’a plus besoin de vos Données à Caractère Personnel mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice ;
    • Vous vous opposez au Traitement qui serait fondé sur l’intérêt légitime de RMT, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par RMT prévalent sur ceux de la personne concernée.
  • D’un droit à l’effacement : sous réserve des exceptions prévues par la Réglementation, droit d’obtenir de RMT l’effacement de vos Données à Caractère Personnel, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
    • Vos Données à Caractère Personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;
    • Vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel était fondé le Traitement de vos données personnelles et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement ;
    • Vous vous opposez au Traitement et il n’existe pas de motifs légitimes impérieux pour le Traitement ou vous vous opposez à l’envoi de sollicitations commerciales ;
    • Vous considérez et pouvez établir que vos Données à Caractère Personnel ont fait l’objet d’un Traitement illicite ;
    • Vos Données à Caractère Personnel doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.
  • D’un droit à la portabilité de vos données : lorsque le Traitement est fondé sur votre consentement ou un contrat, droit de recevoir de RMT les Données à Caractère Personnel vous concernant dans un format structuré, couramment utilisé, et de transmettre ces Données à Caractère Personnel à un autre responsable de traitement sans que RMT y fasse obstacle.

Lorsque cela est techniquement possible, vous pouvez demander que ces Données à Caractère Personnel soient directement transmises par RMT à un autre responsable de traitement.

  • Droit de décider du sort de vos Données à Caractère Personnel après votre mort : Enfin, vous avez le droit d’organiser le sort de vos Données à Caractère Personnel post-mortem par l’adoption de directives générales ou particulières. RMT s’engage à respecter ces directives. En l’absence de directives, RMT reconnait aux héritiers la possibilité d’exercer certains droits, en particulier le droit d’accès, s’il est nécessaire pour le règlement de la succession du défunt ; et le droit d’opposition pour procéder à la clôture des comptes utilisateurs du défunt.

Vous pouvez exercer vos droits en adressant à RMT un courriel à l’adresse suivante : rgpd@rmt.fr, accompagné d’une copie de votre pièce d’identité.
Si, malgré les efforts de RMT pour préserver la confidentialité de vos Données à Caractère Personnel, vous vous estimez victime d’une violation de la Réglementation, vous pouvez soumettre une réclamation auprès de la CNIL.

Modification de notre Charte de protection des données à caractère personnel

RMT se réserve la possibilité de modifier sa Charte de protection des données à caractère personnel. Toute modification sera publiée sur le Site.

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